Datenschutz

Hier erfahren Sie, welche Daten diese Plattform über Sie speichert, wozu, wer sie sieht und welche Rechte Sie haben.

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich ist die Eigentümergemeinschaft Kottingbrunnerstraße 69 (Kottingbrunnerstraße 69, 2540 Bad Vöslau). Sie betreibt diese Plattform selbst, für ihre eigene Verwaltung.

Fragen zum Datenschutz schicken Sie bitte an office@vitcon.at.

Welche Daten speichern wir?

Name, E-Mail-Adresse und, wenn Sie sie angeben, Ihre Postadresse
Ihre Einheit (Wohnung bzw. Haus) und Ihre Rolle, z. B. Eigentümer:in oder Verwaltung
Ihre Bankverbindung (IBAN), damit andere Ihnen Geld zurücküberweisen können
Rechnungen und Belege, die Sie oder andere hochladen, und wer wem welchen Anteil schuldet
Dokumente der Eigentümergemeinschaft
Beschlüsse und die Stimme Ihrer Einheit (mit Zeitpunkt und IP-Adresse)
Einträge im Räumprotokoll (Winterdienst), z. B. wer wann geräumt hat, auf Wunsch mit Foto
ein Protokoll wichtiger Vorgänge (wer hat wann was geändert, mit IP-Adresse) und Ihre Anmeldungen (Gerät bzw. Browser, IP-Adresse)
falls Sie eine Authenticator-App nutzen: deren Schlüssel – nur verschlüsselt. Die App ist nicht Pflicht, wenn Sie sich mit Face ID / Fingerabdruck (Passkey) anmelden.
bei Benachrichtigungen auf dem Gerät (nur auf Ihren Wunsch): die Adresse und die Schlüssel Ihres Geräts beim Push-Dienst, eine grobe Gerätebezeichnung (z. B. „Safari auf iPhone“) und wann das Gerät eingerichtet wurde. Die Nachrichten selbst werden nach 7 Tagen aus der Warteschlange gelöscht.
bei Passkeys (Anmeldung mit Face ID, Fingerabdruck oder Geräte-PIN): nur den öffentlichen Schlüssel, den von Ihnen vergebenen Namen und wann er eingerichtet und zuletzt benutzt wurde. Ihr Fingerabdruck oder Gesicht verlässt nie Ihr Gerät – wir bekommen davon nichts.

Wozu und auf welcher Grundlage?

Verwaltung der Eigentümergemeinschaft: Kosten aufteilen, Abrechnung, Beschlüsse, Dokumente und Informationen teilen. Grundlage: Ihre Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft und das Wohnungseigentumsgesetz (WEG 2002) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Gesetzliche Pflichten, z. B. Abrechnung, Aufbewahrung von Belegen, Übersendung von Beschlüssen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem WEG 2002.
Sicherheit und Nachweis: Anmeldung mit zweitem Faktor, Protokoll und IP-Adressen, damit Missbrauch erkannt und Vorgänge nachvollzogen werden können. Grundlage: berechtigtes Interesse der Eigentümergemeinschaft – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung und geben sie nicht weiter, außer an die unten genannten Dienstleister.

Wer sieht Ihre Daten?

Alle Angemeldeten sehen Rechnungen mit Gesamtbetrag, Aufteilung und Beleg, die Dokumente der Gemeinschaft, gestartete Beschlüsse, das Räumprotokoll und die Liste der Einheiten mit Namen. Ihre E-Mail-Adresse steht dort nur, wenn Sie das im Profil erlauben.
Forderungen (wer wem wie viel schuldet) sehen nur die Personen der beteiligten Einheiten – auch die Verwaltung sieht fremde Forderungen nicht.
Ihre IBAN sieht nur, wer Ihnen gerade etwas schuldet, und wer mit Ihnen in derselben Einheit eingetragen ist.
Die Jahresabrechnung zeigt allen die Summen je Einheit. Die Abrechnung Ihrer Einheit sehen nur deren Personen.
Abstimmungen: Nach dem Fristende sehen alle, wie jede Einheit gestimmt hat.
Die Verwaltung sieht zusätzlich Namen, E-Mail-Adressen und Postadressen aller Personen, das Protokoll und den Postausgang.

Dienstleister

Oracle Cloud (Rechenzentrum in der EU): Dort läuft die Plattform. Daten und Belege liegen auf diesem Server, Belege und Dokumente verschlüsselt.
Apple iCloud: Darüber verschicken wir die E-Mails (Anmeldelinks und Benachrichtigungen).
Apple und Google (Push-Dienste): Nur wenn Sie im Profil „Benachrichtigungen auf diesem Gerät“ einschalten, schicken wir kurze Hinweise über den Push-Dienst Ihres Geräts (Apple bei iPhone und iPad, Google bei Android und Chrome, Mozilla bei Firefox, Microsoft bei Edge). Diese Dienste erhalten dafür technische Zustelldaten (Adresse Ihres Geräts, Zeitpunkt) und den kurzen Text, z. B. „Neue Rechnung – bitte in der App ansehen“. Darin stehen nie Beträge, Namen oder Kontodaten. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können jedes Gerät im Profil jederzeit abmelden; dann wird nichts mehr dorthin geschickt.

Wie lange speichern wir?

Rechnungen und Belege: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
Beschlüsse und Jahresabrechnungen: dauerhaft, weil sie für die Eigentümergemeinschaft dauerhaft gelten.
Inhalte versendeter E-Mails im Postausgang: 7 Tage, bei fehlgeschlagenem Versand 30 Tage. Danach bleibt nur, dass und wann eine Mail an wen verschickt wurde.
Dokumente und Räumprotokoll: solange sie für die Eigentümergemeinschaft als Nachweis nötig sind. Nicht mehr benötigte Einträge löscht die Verwaltung.
Protokoll und Anmeldungen: dauerhaft, weil die Eigentümergemeinschaft nachweisen können muss, wer wann was getan hat (Rechenschaftspflicht). Neue Einträge enthalten keine Namen oder E-Mail-Adressen mehr, sondern nur Nummern. Ältere Einträge bleiben unverändert, weil das Protokoll nicht nachträglich geändert werden darf.
Ihre Personendaten: solange Sie zur Eigentümergemeinschaft gehören. Danach löscht die Verwaltung Ihren Zugang. Kommen Sie in Rechnungen oder Abrechnungen vor, wird Ihr Name durch „Gelöschte Person“ ersetzt.

Cookies

Wir verwenden nur Cookies, die für die Anmeldung und den Schutz der Formulare nötig sind. Es gibt keine Werbe- oder Statistik-Cookies und keine Inhalte von anderen Websites. Nur wenn Sie bei der Anmeldung „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ ankreuzen, speichert Ihr Browser das Anmelde-Cookie 90 Tage lang; es ist technisch notwendig, damit Sie angemeldet bleiben. Ohne Häkchen endet das Cookie mit dem Schließen des Browsers.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Einen Teil Ihrer Daten können Sie im Profil selbst ändern. Schreiben Sie uns dazu einfach an office@vitcon.at.

Wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten nicht richtig verarbeiten, können Sie sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.